La soluzione che permette di gestire e tracciare i visitatori in azienda

GoPlanner VISITATORI è un sistema cloud che permette di gestire e automatizzare tutte le attività inerenti la gestione e il tracciamento di ospiti esterni che entrano in azienda.

Può essere fornito in modalità SaaS oppure installato con un canone di licenza on permises nella rete aziendale. Il sistema può essere esteso con altri software della suite GoPlanner: GoPlanner ACCESS per il controllo accessi o GoPlanner TIME per la gestione HR delle risorse umane, ma può essere interfacciato anche con altri software gestionali di terze parti (SAP, MS Dynamics NAV, ecc.).

Sono finite le lunghe attese alla reception per l’accreditamento o per l’accesso! Grazie alle funzioni automatizzate si dimezzano infatti le attese e i costi di gestione della portineria. Inoltre i transiti possono essere monitorati in tempo reale e registrati dettagliatamente.

Il sistema permette anche di impostare a piacere le tipologie di visitatori esterni – manutentori, consulenti, avventori, ospiti – e per ciascuna categoria di definire campi aggiuntivi e relativi documenti obbligatori da firmare prima della visita.

E infine, non sarà più necessario stampare la documentazione per l’accredito: con GoPlanner VISITATORI tutte le operazioni possono essere effettuate direttamente da un dispositivo mobile, senza sprechi di carta e senza correre il rischio di dimenticare i documenti.

E’ possibile interfacciare anche un termoscanner per monitorare le misurazioni della temperatura. Tramite il backend si possono gestire in maniera automatica e digitale le informative “anti-covid” e le autodichiarazioni di buona salute.

Caratteristiche

Anagrafica visitatori

  • inserimento dati anagrafici
  • registrazione degli orari di ingresso e uscita
  • database dei fornitori esterni
  • stampa delle credenziali usa e getta e delle tessere per tipo di utente

Gestione documentale

  • scannerizzazione dei documenti di identità
  • invio email con documenti
  • acquisizione della firma per accettazione del GDPR e per la presa visione delle norme di sicurezza

Gestione credenziali

  • modifica delle autorizzazioni e della durata della visita
  • assegnazione e lettura delle card dei visitatori
  • lettura del QR Code in fase di preregistrazione
  • stampa delle credenziali
  • consegna badge/credenziali usa e getta
  • leggere QRcode in fase di preregistrazione, stampa delle credenziali consegna badge / credenziali “usa e getta” per accedere in azienda
  • comunicazione wifi guest

Sicurezza

  • lista dei presenti
  • verifica della validità dei documenti
  • gestione elettronica dell’appello
  • modulo di notifiche per visite non autorizzate, porte aperte, tentativi di accesso non autorizzati
  • termoscanner
  • controllo accessi

Accoglienza

  • gestita dalla reception o dal totem
  • ritiro badge e consegna documenti

Organizzazione della visita

  • preregistrazione
  • organizzazione della visita
  • invio dell’email
  • avviso ai referenti aziendali tramite sms, email o chiamata dell’arrivo del visitatore

Reportistica

  • registrazione degli orari di ingresso e uscita
  • report dei presenti esterni e interni in tempo reale
  • statistiche visitatori

Sulla base delle diverse esigenze e i livelli di sicurezza delle aziende, GoPlanner VISITATORI offre diversi moduli:

MODULO
GESTIONE PORTINERIA

contiene delle interfacce per diverse funzioni come: l’accoglimento, la registrazione degli ospiti, la gestione documentale digitale, la consegna e il ritiro di badge di accesso, il monitoraggio dei presenti in azienda, la prenotazione delle sale riunioni, l’invio di inviti a ospiti esterni e altri referenti interni, ecc. Il sistema viene gestito da un operatore in portineria. Tutti i dati vengono salvati in cloud: non c’è bisogno di stampare nulla e non c’è il rischio di perdere nessun documento.

MODULO VISITATORI
SELF CHECK IN-BASE

è adatto a chi non si avvale di una portineria fisica, ma ha comunque l’esigenza di monitorare e registrare le persone che entrano in azienda. Oltre al software con tutte le sue funzioni viene fornito un totem, al quale il visitatore si registra, inserendo autonomamente i propri dati, accetta le regole di privacy e di sicurezza e infine accede in struttura.

MODULO VISITATORI
SELF CHECK IN-PRO

è il modulo completo di GoPlanner VISITATORI: oltre al software e al totem viene fornita anche una stampante per le credenziali di accesso. I responsabili interni aziendali creano la visita, gli ospiti ricevono l’invito tramite email. Avvicinando il codice QR al lettore del totem, i visitatori stampano il badge o il ticket e con questo titolo possono accedere in modo autonomo all’evento o alle aree consentite.

LE FUNZIONALITA’ PER LA GESTIONE DEGLI UTENTI ESTERNI E INTERNI

Con GoPlanner VISITATORI è possibile gestire sia i visitatori interni sia quelli esterni alla struttura.

La gestione dei visitatori interni con GoPlanner consente di: avere la lista dei presenti, visualizzare l’anagrafica con filtro per i referenti interni, assegnare badge provvisori con la possibilità di fare successivamente l’export dei dati per il gestionale presenze e visualizzare tag ed alert delle rilevazioni del termoscanner.

La gestione dei visitatori esterni di solito è più complessa, perché comprende diverse categorie di persone con diverse funzioni in azienda. Il sistema GoPlanner consente di gestire con facilità tutte le tipologie di esterni, grazie ai campi base e ai campi specifici. Nel Portale Fornitori è possibile inserire dati quali: l’anagrafica, la tipologia di azienda, i documenti obbligatori la loro scadenza di validità.

La visita viene creata inserendo il visitatore, il referente esterno e assegnando una sala. Con GoPlanner si può creare anche una visita automatica, invitando l’ospite tramite Outlook e Google Calendar. Dopo la registrazione al visitatore può essere inviato un PIN, QRcode o token per smartphone, con il quale potrà accedere in azienda in tutta sicurezza.

E’ possibile in ogni istante creare il report delle visite e creare una lista aggiornata dei presenti.